Mitarbeiterbefragung als
strategisches Managementinstrument

• Welchen Zweck erfüllt eine Mitarbeiterbefragung?
• Welche weiteren Vorteile bringt eine Mitarbeiterbefragung?
• Anlässe und Ziele einer Mitarbeiterbefragung
• Ablauf einer Mitarbeiterbefragung
• Wie sollte ein Fragebogen gestaltet werden?
• Welche vorbereitenden Arbeiten sind vor einer Fragebogenaktion notwendig?
• Was passiert nach dem Rücklauf der Fragebögen?
• Was passiert mit den Erkenntnissen und Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung?
• Themen einer Mitarbeiterbefragung

Moderne, zeitgerechte Mitarbeiterführung baut auf den Dialog mit dem Mitarbeiter und bindet ihn und seine Erfahrung mit in die Entscheidungsfindungsprozesse im Betrieb ein. Eine mögliche Form dieser Mitarbeiterpartizipation stellt die Mitarbeiterbefragung dar. Ihre Vorteile liegen vor allem in der

• Erfassung der Erfahrungen der Mitarbeiter über ihren eigenen Arbeitsplatz, anonymen und damit für den Mitarbeiter zu ehrlicher Beantwortung angeregten Vorgehensweise,
• Erfüllung der Forderung des Arbeitsschutzgesetzes nach Mitarbeiterbeteiligung,
• Evaluierung der eingeleiteten Maßnahmen über längere Zeiträume,
• Erfassung der subjektiven Einschätzung der Beschäftigten, die letztendlich aber auch das Verhalten des Einzelnen beeinflussen sowie in der
• Steigerung der Akzeptanz durchgeführter Maßnahmen durch die Beschäftigten,
• Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9004.

Erfahrungen zeigen zudem, dass Beschäftigte, die die Möglichkeit zur Partizipation und Mitsprache hoch einschätzen, im Hinblick auf alle anderen Aspekte der Arbeitssituation positivere Einstellungen aufweisen. Mitarbeiterbefragungen haben sich in der Industrie mittlerweile zu vielen Aspekten als Instrument der zeitgemäßen Unternehmensführung etabliert. Als diagnostisches Instrument zielt eine Befragung darauf ab, Informationen über bestimmte, vor allem defizitäre Unternehmensbereiche zu gewinnen. Immer mehr werden Mitarbeiterbefragungen auch als Instrument der Organisationsentwicklung eingesetzt, d.h. als vorbereitende oder begleitende Maßnahmen von Umstrukturierungsprozessen.

Neben der Informationsgewinnung für die Entscheidungsträger steht zunehmend die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmensleitung im Vordergrund. Durch dieses partizipative Element haben die Mitarbeiter die Gelegenheit, sich zu allen möglichen Problembereichen – da anonym – offen zu äußern; andererseits erhalten sie durch Rückmeldung der Daten eine Informationsbasis über die Situation im Unternehmen. Die Daten beschreiben hierbei die Aspekte so, wie sie von den Beschäftigten wahrgenommen werden. Diese Einstellungen (als weiche Steuerungsmechanismen) haben einen erheblichen Einfluss darauf, wie objektive Strukturen gehandhabt werden. Die Daten sind damit zunächst einmal subjektiv, weil sie die Einschätzung der Beschäftigten erfassen. Subjektive Einschätzungen, wenn sie von der Mehrheit der Befragten geteilt werden, geben jedoch wichtige Hinweise auf objektive Bedingungen von Arbeitssituationen und damit Anhaltspunkte für Verbesserungsprozesse – sowohl für technische als auch für organisatorische Schwachstellen im Unternehmen.
 

 

Welchen Zweck erfüllt eine Mitarbeiterbefragung?

In den 60er Jahren galt die Mitarbeiterbefragung hauptsächlich der Feststellung des Motivationsgrades und der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Im Zeitalter der Globalisierung und des zunehmenden Wettbewerbs wird sie zunehmend zu einem wichtigen Steuerungsinstrument des Managements und kommt somit viel strategischer und facettenreicher zum Einsatz. Die sich ändernden Kundenbedürfnisse und der zunehmende Preisdruck erfordern eine ständige Anpassung der Produkte und der Produktion. Um dies zu bewerkstelligen, benötigen die Unternehmen innovative, motivierte und selbständig arbeitende Mitarbeiter, die mitgestalten, aber auch gehört werden wollen. Dies bedarf allerdings einer offenen, vertrauensvollen Unternehmenskultur und Führung, die das Potenzial ihrer Mitarbeiter als Know-How-Träger erkennt, entsprechend fördert und nutzt. Ob und inwieweit diese Voraussetzungen vorhanden sind, lässt sich über eine Mitarbeiterbefragung herausfinden.
 

 

Welche weiteren Vorteile bringt eine Mitarbeiterbefragung?

Die eigenen Mitarbeiter sind diejenigen, die interne Prozesse und Strukturen im Unternehmen am besten kennen. Sie kennen die Schwachstellen in der Technik, in der Organisation sowie in der Führung und sind bei entsprechender Vorbereitung auch bereit, ihr Wissen mitzuteilen. Dieses basisbezogene Feedback gibt dem Management klare Aussagen über die ge- und erlebte Unternehmenskultur und somit auch über das Führungsverhalten ihrer Führungskräfte. Niemand kennt die positiven, aber auch die negativen Seiten einer Firma besser als die eigenen Mitarbeiter. Oftmals liegen die Potenziale der Mitarbeiter brach. Prozessoptimierung zieht aber grundsätzlich auch die Mitarbeiter mit ein. Durch eine Mitarbeiterbefragung werden die Mitarbeiter mit einbezogen und können in den verschiedensten Bereichen Probleme und Schwachstellen sowie Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.
 

 

Anlässe und Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung

Wie sollte ein Fragebogen gestaltet werden?

Wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterbefragung ist der Fragebogen. Es gibt jedoch keinen Standardfragebogen, der für jedes Unternehmen passt. Unternehmen sind unterschiedlich aufgebaut, strukturiert und organisiert. Zudem können ganz unterschiedliche Anlässe und Zielsetzungen für eine Befragung vorliegen. Das bedeutet, dass ein Fragebogen individuell vom Berater gemeinsam mit dem Auftraggeber entwickelt werden muss. Nur richtig strukturierte und richtig formulierte Fragen garantieren die gewünschten Aussagen und Ergebnisse. Die Formulierungen erfordern ein hohes Maß an Zeit und Erfahrung und sollten deshalb von externen Beratern unterstützt werden. Fragebögen müssen logisch auf das spezielle Befragungsthema oder Befragungsziel ausgerichtet sein, um evaluierbare Ergebnisse erhalten zu können. Es gibt vielfältige Befragungsanlässe, Themen und Ziele, die zuvor mit dem Unternehmen festgelegt werden müssen. In einem Fragebogen lassen sich natürlich mehrere Befragungsthemen abhandeln, die in Themenkomplexe gebündelt werden. Die meisten Fragen basieren auf dem Multiple-Choice-Verfahren. Sie bieten sich von daher auch zur computergestützten Auswertung an. Im entsprechenden Umfeld lassen sich Befragungen auch über das firmeninterne Netzwerk durchführen, wobei die Anonymität der Erhebung zu jedem Zeitpunkt sichergestellt ist. Das von Prof. Laurig und seinen Mitarbeitern entwickelte Intranet-Befragungs-Werkzeug "ErgonQUEST" konnte in diesem Zusammenhang erfolgreich eingesetzt werden.
 

 

Welche vorbereitenden Arbeiten sind vor einer
Fragebogenaktion notwendig?

Zunächst ist es notwendig, die Führungskräfte und den Betriebsrat über den Sinn und Zweck einer Mitarbeiterbefragung zu informieren und sie von einer Mitarbeit zu überzeugen. Danach sollten die Mitarbeiter von der Unternehmensleitung informiert werden, wobei auch hier der Grund und das Ziel erklärt werden müssen. Danach sollte der Fragebogen zeitnah mit einem zur Mitarbeit motivierenden Schreiben oder über interne E-Post verteilt werden. Der Verteilungsmodus (Anzahl, Führungsebene, welche Mitarbeiter etc.) hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, die zuvor mit der Geschäftsleitung abgeklärt werden müssen. Ein Leitfaden zum Ablauf und zur Ablauforganisation, der auch ein Rücklauferinnerungsschreiben vorsieht, erweist sich als hilfreich.
 

 

Was passiert nach dem Rücklauf der Fragebögen?

Nach dem Rücklauf beginnt die statistische Auswertung der Fragebögen durch den externen Berater. Anschließend wird von ihm eine Ergebnisinterpretation erarbeitet, die zuerst mit dem Auftraggeber diskutiert wird. Nach einer redaktionellen und grafischen Aufbereitung der Ergebnisse werden diese breit über verschiedene Medien im Unternehmen kommuniziert.
 

 

Was passiert mit den Erkenntnissen und Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung?

Die Mitarbeiter erwarten selbstverständlich, dass sich aus ihren Äußerungen und Anregungen positive Maßnahmen ergeben oder Veränderungsprozesse eingeleitet werden. Das heißt, dass basierend auf den Erkenntnissen und Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung ein Maßnahmenkatalog von der Geschäftsleitung erarbeitet werden muss, der von den Mitarbeitern nachvollzogen werden kann. Auch dieser Maßnahmenkatalog sollte möglichst allen Mitarbeitern, mit Zeitangabe der vorgesehenen Umsetzung, zur Kenntnis gebracht werden. Der Stand der Umsetzung sollte regelmäßig nachgehalten und kenntlich gemacht werden. Eine spätere zweite Befragung kann Aufschluss geben, inwieweit die bisherigen Maßnahmen gegriffen und die Mitarbeiter den Veränderungsprozess motiviert und aktiv begleitet haben oder bereits neue, weitreichendere Verbesserungen sinnvoll bzw. notwendig sind.
 

 

Themen einer Mitarbeiterbefragung

Themen einer Mitarbeiterbefragung können beispielweise sein:

Allgemeine Zufriedenheit Arbeitsplatz und Arbeitsplatzgestaltung Arbeitsqualität Organisation allgemein und der individuellen Arbeit Einbindung der Mitarbeiter Laufende Projekte Veränderungsprozesse, Umstrukturierungsmaßnahmen Information und Kommunikation Ergonomie, Arbeitsbedingungen, Arbeitssicherheit

Krankenstand Personalentwicklung, Weiterbildungsangebot Soziale Leistungen Unternehmenskultur Wünsche, Beschwerden, Ideen Verbesserungsvorschläge (Bearbeitung, Vergütung, Umsetzung etc.) Statistische Angaben Betriebsklima Arbeitszeit, Arbeitsentgelt